Účel spracúvania osobných údajov – správa registratúry – súkromný sektor

1. Účel spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje sa spracúvajú za účelom:
a) archivovania dokumentov prevádzkovateľa v rámci správy registratúry,
b) evidencie prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk,

2. Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje sa spracúvajú na základe zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

3. Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

a) archivovania dokumentov prevádzkovateľa v rámci správy registratúry:
Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
b) evidencia prijatej a odoslanej pošty v  elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk:
Zákon č. 305/2013 Z.z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

4. Zoznam osobných údajov:

Osobné údaje sa spracúvajú v rozsahu:
a) archivovania dokumentov prevádzkovateľa v rámci správy registratúry:
Osobné údaje v rozsahu podľa jednotlivých právnych predpisov určujúcich povinnú lehotu na uloženie dokumentov.
b) evidencia prijatej a odoslanej pošty v papierovej a elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk:
titul, meno, priezvisko, adresa fyzickej osoby alebo v prípade právnickej osoby – názov a adresa sídla.

5. Dotknuté osoby:

a) štatutárny orgán a osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v archíve;
b) odosielatelia a prijímatelia korešpondencie;

6. Lehoty uloženia osobných údajov: 

• Bežná korešpondencia- 2 roky,
• Záznamy z pracovných stretnutí a pracovných ciest – 5 rokov,
• Správa registratúry (evidenčné pomôcky, vyraďovanie dokumentov a pod.) – 10 rokov,
• Kniha došlej a odoslanej pošty – 2 roky,
• Korešpondenčné údaje, ktoré sú súčasťou spisu klienta – 10 rokov.

7. Oprávnený záujem prevádzkovateľa:

Spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa sa nevykonáva.

8. Postup osobných údajov do tretích krajín:

Osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

9. Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.

10.  Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:

Organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov sú spracované v interných predpisoch prevádzkovateľa. Bezpečnostné opatrenia sú vykonávané v oblastiach fyzickej a objektovej bezpečnosti, informačnej bezpečnosti, šifrovej ochrany informácií, personálnej, administratívnej bezpečnosti a ochrany citlivých informácií, s presne definovanými právomocami a povinnosťami uvedenými v bezpečnostnej politike.

11. Zverejňovanie osobných údajov

Osobné údaje sa nezverejňujú.

12. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania osobných údajov 

Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania sa nevykonáva.

13. Práva dotknutých osôb

Dotknutá osoba má právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom, ktoré sú o nej spracúvané, má právo na opravu osobných údajov, právo na vymazanie, alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania, právo na prenosnosť osobných údajov, ako aj právo podať návrh na začatie konania dozornému orgánu. V prípade ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva zaslaním emailu na adresu prevádzkovateľa, alebo písomne na adresu prevádzkovateľa.  Vybavovanie práv dotknutých osôb sa zabezpečuje individuálne prostredníctvom zodpovednej osoby (osoby určenej prevádzkovateľom).

14. Iný oprávnený subjekt: 

Iný oprávnený subjekt	Právny základ	Rozsah osobných údajov postupovaný tretej strane
Iný oprávnený subjekt	Na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).	Osobné údaje v rozsahu vyžiadania od oprávneného subjektu (napr. Polícia v rámci vyšetrovania priestupkov alebo trestných činov)